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慶典活動中的禮儀
發布者: 發布時間:2012/5/1 閱讀:301

慶典,各種慶祝儀式的統稱。在商務活動中,商務人員參加慶祝儀式的機會是很多的,既有可能奉命為本單位組織一次慶祝儀式,也有可能應邀去出席外單位的某一次慶祝儀式。

就內容而論,在商界所舉行的慶祝儀式大致可以分為四類:第一類,本單位成立周年慶典。通常,它都是逢五、逢十進行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數時進行。第二類,本單位榮獲某項榮譽的慶典。當單位本身榮獲了某項榮譽稱號、單位的拳頭產品在國內外重大展評中獲獎之后,這類慶典基本上均會舉行。第三,本單位取得重大業績的慶典。例如干日無生產事故、生產某種產品的數量突破lo萬臺、經銷某種商品的銷售額達到l億元等等,這些來之不易的成績,往往都是要慶祝的。第四類,本單位取得顯著發展的慶典。當本單位建立集團、確定新的合作伙伴、兼并其他單位、分公司或連鎖店不斷發展時,自然都值得慶祝一番。

就形式而論,商界各單位所舉行的各類慶祝儀式,都有一個最大的特色,那就是要務實而不務虛。若能由此而增強本單位全體員工的凝聚力與榮譽感,并且使社會各界對本單位重新認識、刮目相看,那么大張旗鼓地舉行慶典,多進行一些人、財、物的投入,任何理智、精明的商家,都會對此在所不惜。反之,若是對于宣傳本單位的新形象、增強本單位全體員工的自豪感無所作為,那么舉行一次慶典即使花不了幾個錢,也沒有必要好大喜功、非要去搞它不可。

對商界人士來講,組織慶典與參加慶典時,往往會各有多方面的不同要求。慶典的禮儀,即有關慶典的禮儀規范,就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項基本內容所組成的。以下,對其分別予以介紹。

組織籌備一次慶典,如同進行生產和銷售一樣,先要對它作出一個總體的計劃。商務人員如果受命完成這一任務,需要記住兩大要點:其一,要體現出慶典的特色。其二,要安排好慶典的具體內容。

毋庸多言,慶典既然是慶祝活動的一種形式,那么它就應當以慶祝為中心,把每一項具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面,還是全體出席者的情緒、表現,都要體現出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨如此,慶典的宗旨——塑造本單位的形象,顯示本單位的實力,擴大本單位的影響,才能夠真正地得以貫徹落實。

慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色,應當在其具體內容的安排上,得到全面的體現。

如果站在組織者的角度來考慮,慶典的內容安排,至少要注意出席者的確定、來賓的接待、環境的布置以及慶典的程序等四大問題。

首先,應當精心確定好慶典的出席人員名單。慶典的出席者不應當濫竿充數,或是讓對方勉為其難。確定慶典的出席者名單時,始終應當以慶典的宗旨為指導思想。一般來說,慶典的出席者通常應包括如下人士:

一是上級領導。地方黨政領導、上級主管部門的領導,大都對單位的發展給予過關心、指導。邀請他們參加,主要是為了表示感激之心。

  二是社會名流。根據公共關系學中的名人效應原理,社會各界的名人對于公眾最有吸引力,能夠請到他們,將有助于更好地提高本單位的知名度。

   三是大眾傳媒。在現代社會中,報紙、雜志、電視、廣播等大眾媒介,被稱為僅次于立法、行政、司法三權的社會第四權力。邀請它們,并主動與它們合作,將有助于它們公正地介紹本單位的成就,進而有助于加深社會對本單位的了解和認同。

   四是合作伙伴。在商務活動中,合作伙伴經常是彼此同呼吸、共命運的。請他們來與自己一起分享成功的喜悅,是完全應該的,而且也是絕對必要的。

  五是社區關系。它們是指那些與本單位共居于同一區域、對本單位具有種種制約作用的社會實體。例如,本單位周圍的居民委吊會、街道辦事處、醫院、學校、幼兒園、養老院、商店以及其他單位等等。請它們參加本單位的慶典,會使對方進一步了解本單位、尊重本單位、支持本單位,或是給予本單位更多的方便。

  六是單位員工。員工是本單位的主人,本單位每一項成就的取得,都離不開他們的兢兢業業和努力奮斗。所以在組織慶典時,是不容許將他們完全置之度外的。

  以上人員的具體名單一旦確定,就應盡早發出邀請或通知。鑒于慶典的出席人員甚多,牽涉面極廣,故不到萬不得已,均不許將慶典取消、改期或延期。

  其次,應當精心安排好來賓的接待工作。與一般的商務交往中來賓的接待相比,對出席慶祝儀式的來賓的接待,更應突出禮儀性的特點。不但應當熱心細致地照顧好全體來賓,而且還應當通過主方的接待工作,使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意,并且想方設法使每位來賓都能心情舒暢。

  最好的辦法,是慶典一經決定舉行,即成立對此全權負責的籌備組。籌備組成員通常應當由各方面的有關人士組成,他們應當是能辦事、會辦事、辦實事的人。

  在慶典的籌備組之內,應根據具體的需要,下設若干專項小組,在公關、禮賓、財務、會務等各方面分兵把守,各管一段。其中負責禮賓工作的接待小組,大都不可缺少。

  慶典的接待小組,原則上應由年輕、精干、身材與形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的男女青年組成。

  接待小組成員的具體工作有以下幾項:其一,來賓的迎送。即在舉行慶祝儀式的現場迎接或送別來賓。其二,來賓的引導。即由專人負責為來賓帶路,將其送到既定的地點。其三,來賓的陪同。對于某些年事已高或非常重要的來賓,應安排專人陪同始終,以便關心與照顧。其四,來賓的招待。即指派專人為來賓送飲料、上點心以及提供其他方面的關照。

  凡應邀出席慶典的來賓,絕大多數人對本單位都是關心和友好的。因此,當他們光臨時,主人沒有任何理由不讓他們受到熱烈而且合乎禮儀的接待。將心比心,在來賓的接待上若得過且過、馬馬虎虎,是會傷來賓的自尊心的。

再次,應當精心布置好舉行慶祝儀式的現場。舉行慶祝儀式的現場,是慶典活動的中心地點。對它的安排、布置是否恰如其分,往往會直接地關系到慶典留給全體出席者的印象的好壞。依據儀式禮儀的有關規范,商務人員在布置舉行慶典的現場時,需要通盤思考的主要問題有:

  一是地點的選擇。在選擇具體地點時,應結合慶典的規模、影響力以及本單位的實際情況來決定。本單位的禮堂、會議廳,本單位內部或門前的廣場,以及外借的大廳,等等,均可相機予以選擇。不過在室外舉行慶典時,切勿因地點選擇不慎,從而制造噪聲、妨礙交通或治安、顧此而失彼。

二是環境的美化。在反對鋪張浪費的同時,應當量力而行,著力美化慶典舉行現場的環境。為了烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛,可在現場張燈結彩,懸掛彩燈、彩帶,張貼一些宣傳標語,并且張掛標明慶典具體內容的大型橫幅。如果有能力,還可以請由本單位員工組成的樂隊、鑼鼓隊屆時演奏音樂或敲鑼打鼓,熱鬧熱鬧。但是這類活動應當要適度,不要熱鬧過了頭,成為胡鬧,或者喧賓奪主。千萬不要請少先隊員來扮演這類角色,不要勞動孩子們為這類與他們無關之事而影響其學業。

三是場地的大小。在選擇舉行慶祝儀式的現場時,應當牢記并非愈大愈好。從理論上說,現場的大小應與出席者人數的多少成正比。也就是說場地的大小,應同出席者人數的多少相適應。人多地方小,擁擠不堪,會使人心煩意亂。人少地方大,則會讓來賓對本單位產生門前冷落車馬稀的錯覺。

四是音響的準備。在舉行慶典之前,務必要把音響準備好。尤其是供來賓們講話時使用的麥克風和傳聲設備,在關鍵時刻,絕不允許臨陣罷工,讓主持人手忙腳亂、大出洋相。在慶典舉行前后,播放一些喜慶、歡快的樂曲,只要不搶占主角的位置,通常是可以的。但是對于播放的樂曲,應先期進行審查。切勿屆時讓工作人員自由選擇,隨意播放那些凄慘、哀怨、讓人心酸和傷心落淚的樂曲,或是那些不夠莊重的詼諧曲和愛情歌曲。

最后,應當精心擬定好慶典的具體程序。一次慶典舉行的成功與否,與其具體的程序不無關系。儀式禮儀規定,擬定慶典的程序時,有兩條原則必須堅持:第一,時間宜短不宜長。大體上講,它應以一個小時為其極限。這既為了確保其效果良好,也是為了尊重全體出席者,尤其是為了尊重來賓。第二,程序宜少不宜多。程序過多,不僅會加長時間,而且還會分散出席者的注意力,并給人以慶典內容過于凌亂之感。總之,不要使慶典成為內容亂七八糟的馬拉松

依照常規,一次慶典大致上應包括下述幾項程序:

預備:請來賓就座,出席者安靜,介紹佳賓。

第一項,宣布慶典正式開始,全體起立,奏國歌,唱本單位之歌。

第二項,本單位主要負責人致辭。其內容是,對來賓表示感謝,介紹此次慶典的緣由,等等。其重點應是報捷以及慶典的可之處。

第三項,邀請嘉賓講話。大體上講,出席此次的上級毛要領導、協作單位及社區關系單位,均應有代表講話或致賀辭。不過應當提前約定好,不要當場當眾推來推去。對外來的賀電、賀信等等,可不必一一宣讀,但對其署名單位或個人應當公布。在進行公布時,可依照其先來后到為序,或是按照其具體名稱的漢字筆劃的多少進行排列。

第四項,安排文藝演出。這項程序可有可無,如果準備安排,應當慎選內容,注意不要有悖于慶典的宅旨。

 
 

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